На главнуюСвязатьсяПОЛИГРАФИЧЕСКАЯ БИБЛИОТЕКА ШАРИФУЛЛИНА МАРСЕЛЯ. СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, ТЕХНОЛОГИИ, СТАТЬИ.

Главная : Статьи :

Техническое задание разработчикам автоматизированной системы управления цифровой типографии

 Вступление. Зачем была написана эта статья? 

Существует множество статей о системах автоматизации управлении полиграфическим предприятием (АСУП) с правильными словами о том, зачем они нужны и какую пользу принесут разным сотрудникам и особенно руководителям типографий. В то же время мало в какой из них можно найти конкретное описание, какие именно процессы автоматизирует современная система управления в типографии. Большая часть статей ограничивается общими рекламными фразами, как хорошо станет в типографии: расчет стоимости заказов будет производиться быстрее, производство в типографии станет организованнее, все необходимые бумажные документы будут экспортироваться автоматически, будет полный контроль и возможность анализа деятельности предприятия. Все это конечно хорошо и даже часто соответствует действительности, но полиграфистам обычно требуется чуть больше информации.

Вообще, полиграфический процесс во многом уникален, каждая конкретная типография имеет свой индивидуальный набор характеристик, парк оборудования, отработанных технологий и компетенций персонала, свои цены, систему бонусов и принципов ценообразования, список оказываемых услуг и производимой печатной продукции. Поэтому создатели АСУП стоят перед сложной задачей адаптации своих продуктов под эти особенности типографии. Чтобы упростить себе жизнь разработчики обычно предлагают шаблонное базовое решение, отлаженное для какой-то усредненной типографии, с возможностью подогнать его под нужды любого конкретного предприятия. А степень этой адаптации и исполнитель этого процесса, зависят от реализации АСУП.

Поэтому руководителям типографий, занявшимся у себя внедрением АСУП, необходимо изначально решить, по какому пути идти. Принимать запрограммированные алгоритмы, предлагаемые поставщиками коробочных продуктов, как есть и перестраивать под них ранее отлаженные бизнес-процессы и документооборот типографии, или придумывать свои технические задания и заказывать их реализацию разработчикам, в качестве которых могут выступать как собственные сотрудники-программисты, так и специализированные софтверные фирмы. Возможны также некоторые комбинации этих двух путей.

Первый путь предполагает перестройку всего рабочего процесса типографии, и причем, не всегда в лучшую сторону. Необходимо будет уложить все бизнес-процессы предприятия в прокрустово ложе шаблонов, прописанных в программном решении АСУП. Возможно, придется пожертвовать привычным рабочим окружением сотрудников, формами внутренних документов, принципами взаимодействия с клиентами и поставщиками, ценообразованием и т.п. Второй путь означает необходимость самостоятельно придумать и решить, что именно необходимо автоматизировать в управлении типографскими процессами. Причем таким образом, чтобы не меняя привычный уклад работы, документооборот и принципы работы типографии, максимально автоматизировать всю рутинную работу. В этом случае руководители ответственные за внедрение АСУП должны составить техническое задание для разработчиков и контролировать процесс реализации заложенных в него идей. Причем, эти умения потребуются и при использовании шаблонного АСУП, если его разработчики согласятся адаптировать свое программное решение под нужды типографии.

Это не простое дело, и потратив много времени на составление такого ТЗ для типографии НИУ ВШЭ, я решил поделиться здесь этими наработками, чтобы облегчить кому-либо жизнь в будущем.

 

Что мы ждем от АСУП в общем?

Автоматизированная система управления полиграфическим предприятием (АСУП) предназначена для создания единого информационного пространства типографии, позволяющая получать информацию в режиме реального времени. Пользователями АСУП могут быть как сотрудники типографии, так и клиенты, имеющие доступ к определенным функциям и данным системы, в соответствии с заданными им полномочиями. Количество рабочих мест в АСУП и возможность их одновременной работы должно обеспечивать функционирование производственного процесса предприятия, в лучшем случае совсем не иметь ограничений.

Концепция единого информационного пространства означает, что все необходимые информационные ресурсы доступны любому участнику процесса в любой момент времени, в соответствии с заданными правилами их использования.

АСУП должен иметь простой понятный интерфейс на каждом рабочем месте, оптимизированный под решаемые типографией текущие задачи. Даже низко-квалифицированный персонал должен суметь быстро освоить программу и освоить ввод первичной информации.

АСУП должна позволить работать со всеми видами оборудования одновременно. Например, обложка журнала может быть отпечатана на одной цифровой печатной машине, а блок – на другой машине. В процессе расчета заказа менеджер может выбирать используемое оборудование с целью поиска оптимальной цены и срока сдачи заказа.

После принятия заказа в работу оборудование, на котором будет выполняться заказ,  при необходимости может быть изменено, или одну и ту же работу можно будет параллельно выполнять сразу на нескольких машинах.

АСУП должна поддерживать работу всех участков типографии, разделенных географически. На каждом участке должны отражаться свои заказы, набор оборудования, складские запасы материалов и т.п. В то же время должна быть возможность общей работы всех участков, чтобы можно было принимать и оформлять заказы в работу на одном участке, выполнять их (полностью или частично) на другом, а отгружать готовую продукцию (полностью или частично) – на третьем.

В АСУП должно быть реализовано четкое разграничение доступа каждого сотрудника к данным и функциям системы. Сотрудники на каждом участке типографии должны работать только со «своим» оборудованием, материалами на «своем» складе и «своими» заказами, принятыми в работу. В рамках каждого участка сотрудники должны получать доступ к работе в системе в соответствии со своими полномочиями, выполняемыми должностными обязанностями и рабочими функциями. В то же время они должны видеть без права редактирования информацию, введенную другими сотрудниками, если это необходимо для их эффективной работы.

В результате внедрения АСУП ожидается повышение качество управления типографией. Типография должна повысить свою рентабельность и получить:

- более низкие требования к квалификации сотрудников

- увеличение количества расчетов, и как следствие – количества заказов

- контроль всех параметров поступающих заказов

- достоверность и точное управление своими складскими запасами

- прозрачные схемы мотивации сотрудников, ориентированные на результат

- снижение потерь рабочего времени персонала на получение необходимой информации.

 

Функции и возможности АСУП

 

1. ведение базы данных клиентов, истории контактов

АСУП должна содержать мощный CRM модуль для регистрации данных о заказчиках, вести учет заказов и просчетов работ каждого из них, сохранять всю историю контактов.

Необходим планировщик действий менеджеров, который позволит делать записи о планируемых контактах и сохранять их содержимое, напоминать о необходимых действиях в будущем и назначать такие «напоминалки» для себя и своих подчиненных в указанное время. 

 

2. быстрый расчет стоимости заказа в соответствии с установившимися на предприятиями правилами ценообразования и технологическими условиями.

АСУП должна позволять создавать расчеты любого уровня сложности по заданной системе ценообразования: с помощью подсчета расчетной себестоимости плюс заданная накрутка к цене, по прайс-листам с помощью заданных таблиц и формул расчета, или комбинированным способом.

Расчеты должны создаваться на всю линейку предлагаемой типографией продукции от листовой продукции до книг в твердом переплете, и должна быть возможность создавать расчеты под новые, пока неизвестные виды печатной продукции.

Для ускорения расчетов должен быть использован механизм шаблонов, которые должны легко создаваться и редактироваться менеджерами типографии. Для упрощения количество используемых шаблонов расчетов для работы типографии должно быть небольшим (не более 20), но отражать весь спектр продукции типографии.

Расчет стоимости заказа должен производиться оперативно, непосредственно в процессе общения с клиентом и тем самым позволять ему сразу принять решение. Это многократно повысит количество обработанных расчетов и тем самым количество поступивших заказов. При вводе расчета программа должна автоматически выводит графическое представление раскладки на листе. Однажды введенный в программу расчет может быть многократно использован в дальнейшем за счет механизма дублирования.

Опытные заказчики, регулярно размещающие однотипные заказы, могут вводить их в программу самостоятельно, и тем самым снижать нагрузку на менеджеров.

На основании введенного расчета должна быть возможность распечатать коммерческое предложение или калькуляцию для клиента, либо отправить их тексты по электронной почте.

 

3. автоматическое формирование технологической карты и планирование производства

На основании введенного менеджером расчета АСУП должна создать технологическую карту, содержащую всю необходимую для производства информацию по каждой приладке по печатным и послепечатным операциям. Полученная технологическая карта может быть распечатана и использована как карта заказа, чтобы следовать по участкам типографии вместе с полуфабрикатом, по мере его обработки и превращения в конечную продукцию.

В АСУП должен быть создан простой и эффективный инструмент формирования очереди операций на все используемые единицы оборудования. Она позволит видеть список работ к выполнению со всей сопутствующей информацией, загруженность каждой смены и простой механизм наполнения смен. Эти данные позволят оценить уровень загрузки производства и возможные сроки сдачи новых заказов.

Блок планирования производства должен позволить формировать смены на оборудование, как заранее, так и в процессе выполнения работ. При этом все исполнители должны видеть внесенные в план работ изменения.

 

4. регистрация выполнения работ

АСУП должен регистрировать процесс выполнения работ на каждой единице оборудования в режиме реального времени, буквально в два клика мышью компьютера.

Исполнитель должен видеть на экране компьютера свое задание на смену и все изменения в режиме реального времени. Нажатием одной кнопки обозначать начало и завершение работ по выбранной работе из предлагаемого списка, и указывать реально истраченное количество бумаги и других материалов на данную операцию, если оно отличается от автоматически рассчитанных данных.

После фиксации выполненной операции АСУП должна автоматически производить списание использованных расходных материалов на эту операцию и подсчитывать фактическую себестоимость заказа. Полученная печатная продукция автоматически приходоваться на склад готовой продукции, создаваться вся информация для экспорта отгрузочных документов.

С помощью данной информации менеджеры и руководители типографии смогут получать данные по рентабельности заказа, загруженности производства, кто и когда выполнял работу и в каком объеме, затраченное на выполнение конкретной работы время и многое другое.

 

5. расчет выработки сотрудников производственных цехов

АСУП позволяет вводить данные по расчету сдельной премии сотрудников в соответствии с принятой на предприятии системой оплаты труда

АСУП должна собирать данные о допущенном браке, и помогать оценивать эффективность отдельных сотрудников или единиц оборудования. При обнаружении брака, должен быть механизм переделки этого заказа со списанием дополнительных материалов. С учетом этих данных могут назначаться штрафы и пересчитываться премии сотрудникам.

В системе должны быть предусмотрены механизмы учета выработки сотрудников в зависимости от производимых типографией работ за отчетный период.

 

6. планирование работы менеджеров и расчет комиссионного вознаграждения

АСУП должен позволять формировать финансовый план типографии в разрезе по каждому менеджеру и отслеживать его выполнение в режиме реального времени.

Перед началом отчетного периода по каждому менеджеру вводится объем платных заказов, который должен быть открыт в отчетном периоде, и вариант расчета комиссии. После этого каждый менеджер должен сформировать данные по плановому открытию заказов в разрезе по клиентам. Это позволит оценить возможности по выполнению плана. После начала отчетного периода АСУП отслеживает план и его выполнение. Менеджеру автоматически отображаются напоминания о запланированных заказах, корректируется план в соответствии с текущим выполнением. По мере открытия заказов менеджер получает информацию о плановом и фактическом размере комиссионного вознаграждения, может анализировать данные, влияющие на размер этих показателей. Функция расчета комиссии должны выполняться автоматически и не требовать никаких действий со стороны сотрудников.

 

7. товарно-материальный учет

АСУП должен вести полный складской учет материалов и готовой продукции.

Должен быть реализован механизм закупки материалов по новым принятым заказам и впрок на склад, составления требований на получение или перемещение материалов с других участков типографий.

Должен быть реализован механизм ввода данных счетов поставщиков, приема товаров на склад, раскомплектовки и отдельного учета товаров, поставляемых в объемных упаковках, а расходуемых поштучно.

Необходим механизм резки бумаги, чтобы листы большого формата можно было разрезать на меньшие размеры и хранить, перемещать и списывать в этих новых форматах. При этом общий бухгалтерский учет в материальных отчетах должен вестись в исходных больших форматах, как они были закуплены.

АСУП автоматически должен отслеживать список материалов по каждому рабочему заказу. Это позволит избежать ошибок при закупках и резервировании материалов, получать информацию о плановых и фактических затратах на материалы по каждому заказу.

Должны быть созданы разные механизмы списания материалов. Во-первых, расход материалов должен отражаться в режиме реального времени с привязкой к выполняемым заказам. Во-вторых, необходимо создать систему учета и списания материалов, которые невозможно отнести на конкретные заказы. Такие материалы должны накапливаться на складе «цех», и в конце месяца распределяться по всем выполненным за период заказам по различным методикам, наиболее подходящим к конкретному материалу.

Должен быть реализован механизм списания запасных частей и долго используемых расходных материалов с указанием времени, конкретной машины и показаний ее счетчика ресурса, оператора производящего замену, причины замены. 

АСУП должна учитывать всю деятельность типографии

- учет поступающих заказов (плановая и фактическая себестоимость)

- учет выполнения заказов производством (отражается когда и кем была выполнена печать)

- складской учет всех материалов

- складской учет готовой продукции, отгрузка готовой продукции клиентам

- отслеживание дебиторской задолженности

- учет взаиморасчетов с поставщиками материалов

Все это позволит оценить фактическую себестоимость выполненных заказов, а также общую фактическую рентабельность типографии, появится возможность анализа ее деятельности. В результате, руководством типографии сможет принимать глобальные решения об изменении ценообразования, товарной линейки или методов работы типографии.

 

8. автоматический экспорт материального отчета и других документов

В состав АСУП должно входит большое количество специализированных отчетов, включая специальный материальный отчет для центральной бухгалтерии, отражающий движение материалов в типографии в бух учете. В этом отчете необходимо решить следующие задачи:

1)      Материальные отчеты должны автоматически составляться отдельно для каждого из участков типографии.

2)      Реально используемым в типографии материалам необходимо сопоставить учетные материалы, поставляемые в оптовых единицах. Например, необходимо отслеживать бумагу в больших форматах, реально порезанную и использованную в малом формате, фольгу для тиснения или пленку для ламинации - в рулонах, хотя на заказы она списывается в кв.м. и т.п.

3)      Внедрить учетные артикулы материалов, назначаемые центральной бухгалтерией, и иногда разные для одного и того же материала. Использовать материалы с этими артикулами в материальном отчете.

4)      Материальный отчет должен быть сформирован автоматически в файле Эксель в устоявшейся в типографии форме, с необходимой группировкой и раскраской ячеек, разделений и т.п. 

Кроме этого АСУП должна экспортировать в формате MS Excel или Word или распечатывать напрямую следующие документы:

- счета или калькуляции заказов

- карты прохождения заказов

- заполненные заявки на работы от подразделений

- акты списания

- требования-накладные на покупку товаров

- требования-накладные на передачу товаров

- этикетки на упаковку готовой продукции

- отгрузочные документы на готовую продукцию

Все эти экспортируемые документы по форме должны в точности соответствовать стандартизированным бумажным документам, используемым сейчас в работе типографии. 

Также по отдельным заданиям разработчикам должна быть возможность создавать и экспортировать из АСУП другие отчеты с специфическими данными, по заданным параметрам, для анализа деятельности типографии в необходимых разрезах.

 

9 встроенная система сообщений

АСУП должен иметь свой встроенный месенджер (для обмена сообщений между сотрудниками без выхода из программы) и планировщик событий.

При наступлении событий, таких как: поступление на склад готовой продукции, поступление оплаты от клиента и пр., АСУП должен рассылать информационные сообщения списку адресатов, для которых это сообщение необходимо для работы.

Во встроенном  планировщике сотрудники могут назначать события для напоминания себе или своим подчиненным в заданное время в будущем, связанное с общением с клиентами или выполнением какой-либо рабочей операцией в будущем.

 

10. интеграция с другими учетными системами и корпоративными сайтами

Данные АСУП должны храниться в базе данных Microsoft SQL Server.  Они должны быть легко использованы сторонними программами, как на чтение, так и на запись информации.

Силами АСУП должна быть выполнена интеграция с учетными системами 1С версии 7.7 и 8.

Силами АСУП может быть выполнена интеграция с интернет платформами по приему заказов по технологии web-to-print, обеспечивающая прием и расчет заказов он-лайн, автоматический запуск их в работу, регистрация оплат, вывод данных о стадиях готовности заказов в личном кабинете на сайте и в сообщениях заказчикам.

 

Заключение

Приведенное выше техническое задание было разработано для конкретной цифровой типографии, имеющее свои особенности. Это подразделение государственного университета, расположенное в 12 различных зданиях в Москве и обязанное каждый месяц отчитывается перед финансовым управлением вуза. Именно этим объясняются, например, сложности системы учета и экспортируемых отчетов. В то же время, по форме своей деятельности, это типовая цифровая типография с обычным набором оборудования и предоставляемых услуг с расчетом стоимости своих услуг по средне-рыночным ценам. Поэтому принципы ее автоматизации не должны сильно отличаться от любых других полиграфических предприятий России.

Здесь нет нереализуемых выдумок и чего-то сверхсложного. Большая часть из представленных описаний уже реализована в типографии НИУ ВШЭ, причем, за достаточно короткий промежуток времени, остальное планируется закончить до начала нового учебного года. 

Надеюсь, что материал сможет послужить отправной точкой для коллег, решивших автоматизировать свою типографию, и буду рад его обсуждениям и дополнениям с их стороны. Было бы неплохо, если и другие первопроходцы АСУП, а также различные разработчики программ автоматизации, высказали свое мнение о конкретных деталях внедрения АСУП.

 

Журнал «Курсив». номер 4 за 2016 г.


 Horizon-ты ярославского МТК-пресс Horizon-ты «Артстиль-Полиграфии» 
Автоматизированная Система Управления Полиграфическим Предприятием

· тюрьма · мемуары · новости · статьи · справочная информация · полиграфические книги · нормативы, законы · полезные ссылки · форумы · о сайте и мне ·



Copyright © 1999—2017 Марсель Шарифуллин